A bejelentések kivizsgálása egységes eljárásrend szerint történik függetlenül attól, hogy az munkatárs, vagy külső személy bejelentésére, vagy a munkáltató észlelése alapján, esetleg munkáltatói visszaélés miatt indult.
Az MT feladata az integritás sérelmet tartalmazó bejelentések és a külső panasz, közérdekű bejelentések kezelése során, hogy a Társaság ügyvezetőjének nevében, jelen szabályzatban foglaltak szerint eljárva ellássa a szervezeti integritást sértő és a korrupciós kockázatokra vonatkozó, valamint a külső panaszkezelésre vonatkozó bejelentések fogadásával és kivizsgálásával kapcsolatos feladatokat.
1. Észlelések
Az MT észlelése alapján is kezdeményezhető megfelelési eljárás.
Az észlelés tartalmi rögzítéséről az MT gondoskodik.
Az észlelésről készült jelentés tartalma alapján kerül kijelölésre az érdemi eljárást lefolytató megbízott, megfelelési tanácsadó.
2. Beérkezett bejelentések vizsgálata
Az MT a bejelentést a beérkezését követően haladéktalanul megvizsgálja, abból a szempontból, hogy a bejelentés integritás tárgyú bejelentésnek minősül-e. Az integritási bejelentésnek nem minősülő bejelentéseket annak tartalmától függően:
- legkésőbb a beadvány beérkezését követő 5 napon belül megküldi az:
- eljárásra jogosult más szervezeti egységhez vagy,
- az ügyben eljárásra hatáskörrel és illetékességgel bíró rendelkező szervhez, ha az közérdekű bejelentésnek, feljelentésnek minősül,
A bejelentés megküldése nem akadálya annak, hogy az ügyben integritás tárgyú eljárás kerüljön elrendelésre, ha annak oka felmerül.
b) amennyiben a beadvány további intézkedést nem igényel az MT gondoskodik annak megőrzéséről.
c) a korábbival azonos tartalmú, vagy már kivizsgált esetekre tett, vagy a nem elégséges információt tartalmazó bejelentések kivizsgálása mellőzhető, azonban a bejelentés tényét írásban rögzíteni kell.
3. Szervezeti integritást sértő események vizsgálati folyamata
A Társaság biztosítja, hogy a bejelentésben érintett valamennyi személy esetében érvényesüljön az ártatlanság vélelme, még abban az esetben is, ha azonnali intézkedés igénye merült fel. Az ártatlanság vélelme az eljárás befejezéséig elvonhatatlan jog, az esetlegesen megállapított szankciók pedig arányosak és következetesek kell, hogy legyenek.
Az MT a bejelentést a következő szempontok alapján vizsgálja és értékeli:
- a bejelentés jellege, aszerint, hogy az mire vonatkozik,
- bejelentést a tartalma szerint vizsgálat keretében, vagy annak lefolytatása nélkül lehet tisztázni,
- bejelentés igényel-e azonnali intézkedést.
Az értékelésről, a bejelentés beérkezését követő 10 munkanapon belül feljegyzést az MT számára.
Ha a bejelentés kapcsán azonnali intézkedés igénye merül fel, akkor erre vonatkozó javaslatát is haladéktalanul, akadályoztatás esetén, rövid úton felterjeszti az ügyvezetőnek.
Amennyiben a bejelentés alapján nem indokolt vizsgálat lefolytatása, úgy az ügyvezető az MT javaslata alapján dönt a további eljárásról.
Ha a bejelentést követően az MT döntése alapján vizsgálati eljárás szükséges, úgy az MT az eljárás lefolytatását elrendeli az ügyvezető egyidejű tájékoztatása mellett.
A vizsgálat lefolytatására kijelölt megbízott, megfelelési tanácsadó a bejelentés értékelését követően megvizsgálja az eljáráshoz szükséges vagy a beadványban jelzett dokumentumok, valamint a bejelentés intézéséhez szükséges további információk rendelkezésre állását.
Amennyiben indokolt, a megbízott/megfelelési tanácsadó az ügyvezetőnek javaslatot terjeszt elő a bevonni kívánt vizsgálók, szakértők személyére. Az ügyvezető jóváhagyása esetén kezdeményezi a vizsgálók és szakértők bevonását.
A bejelentéssel összefüggő információk rendelkezésre bocsátása érdekében írásban, hivatalosan megkeresett szervezeti egység köteles a kért adatokat a megkeresésben írtakra figyelemmel, az abban meghatározott határidőre az adatkezelésre, adatvédelemre és információ biztonságra vonatkozó szabályok betartása mellett a megbízott/megfelelési tanácsadó rendelkezésére bocsátani. Amennyiben a kért adatok rendelkezésre bocsátását valamilyen tény vagy körülmény akadályozza, úgy azt köteles haladéktalanul az MT felé írásban (e-mailben) jelezni.
Amennyiben a vizsgálat jellege, a bejelentés eredményes elintézése ezt indokolttá teszi, a megbízott/megfelelési tanácsadó az ügyben érintett, vagy arról ismerettel rendelkező munkatársat meghallgatja. A megbízott/megfelelési tanácsadó intézkedik továbbá a bejelentésben megjelölt terület vezetőjének meghallgatásáról is.
A személyes meghallgatásról, a hely és időpont megjelölésével, a munkatársat a meghallgatás időpontja előtt legalább két munkanappal írásban (e-mailben) értesíteni kell. Az e-mailben történt értesítésről feljegyzést kell készíteni, ami a vizsgálati iratok részét képezi. A megbízott/megfelelési tanácsadó vagy az általa felkért szakterület meghallgatásán az értesített munkatársnak kötelessége megjelenni.
A személyes meghallgatásról jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek kötelezően tartalmaznia kell:
- a meghallgatás helyét, időpontját, a részvevők nevét,
- a meghallgatott nevét, személyes adatait, jogviszonyát, szervezeti egységére vonatkozó adatokat,
- meghallgatott milyen – bejelentő, tanú, érintett – minőségben van jelen,
- a meghallgatás tárgyát,
- a meghallgatás során feltett kérdéseket és az azokra adott válaszokat,
- a jegyzőkönyvben foglaltak megismerésének tényét, és az azzal való egyetértésre vonatkozó nyilatkozatot,
- a meghallgatáson résztvevők aláírását, a jegyzőkönyv lezárásának időpontját,
- a jegyzőkönyvet minden oldal alján alá kell írniuk a résztvevőknek.
A meghallgatott kérheti személyes adatainak zártan történő kezelését. Ebben az esetben személyes adatait ugyan az ügy iratai között, de a megfelelési tanácsadó által aláírt, lezárt borítékban kell elhelyezni.
A megbízott/megfelelési tanácsadó a bejelentést annak beérkezését követő legkésőbb 60 napon belül kivizsgálja, és a döntésre előkészített ügyiratot az ügyvezetőnek előterjeszti. Az eljárás során törekedni kell annak gyors, de kellően részletes lefolytatására. Az ügyintézési határidő 30 nappal meghosszabbítható. Az ügyintézési határidőbe nem számít bele az adatbekérési megkeresések teljesítéséig terjedő időtartam.
Ha a megbízott/megfelelési tanácsadó az összegyűjtött dokumentált információk alapján azt állapítja meg, hogy a bejelentéssel érintett személy a Társaság szervezeti integritását megsértette, akkor arra is ki kell térnie, hogy azt milyen szabályok megsértése alapozta meg.
Amennyiben a lefolytatott vizsgálat során megállapítható, hogy az esemény bekövetkeztével a Társaság szervezeti integritása megsérült, akkor az MT az ügyet lezáró dokumentumban kitér arra, hogy az eseményt gondatlan vagy szándékos magatartásával, eseti, vagy ismételt, esetleg rendszeres jelleggel okozta.
A megbízott/megfelelési tanácsadó feltárja a szervezeti integritást sértő eseményekhez vezető körülményeket, tényezőket, okokat, a szervezeti integritást sértő események következményeit, ha van pénzügy hatása annak várható nagyságát, továbbá korrigálhatóságának vagy korrigálhatatlanságának tényét.
A megbízott/megfelelési tanácsadó a vizsgálat befejezése után indokolt esetben javasolja a felelősségre vonás kezdeményezését, amelyről döntés előkészítő anyagot készít, ha vizsgálata alatt észlel olyan körülményt, ami haladéktalan döntést igényel, úgy annak előkészítését is elvégzi, és az ügyvezetőnek előterjeszti.
A vizsgálat lezárását követően a megbízott/megfelelési tanácsadó összefoglaló jelentés készítésével döntésre előkészíti ügyet, és az MT a Társaság ügyvezetőjének az ügyre vonatkozó, az eljárás során keletkező dokumentumokkal és a bejelentő részére készített válaszlevél tervezettel egyetemben felterjeszti.
Az összefoglaló jelentés szükséges elemei:
- a bejelentés rövid összefoglalása,
- a bejelentés alapján már megtett közbenső intézkedéseket és azok hatásait, eredményeit,
- a vizsgálat nélkül lezárható ügy esetében a vizsgálat mellőzésének okát,
- az eljárás során a keletkezett, a döntéshozatalkor figyelembe vett bizonyítékokat,
- az eljárás alapján megállapított tényeket,
- az ügy lezárásához szükséges intézkedésekre vonatkozó érdemi javaslatokat.
A Társaság ügyvezetője az MT által lefolytattatott vizsgálat megállapításait figyelembe véve döntést hozhat további lépések megtételére, vagy meghozza az ügy lezárására vonatkozó döntést. A döntés meghozatala előtt kiegészítést kérhet az MT-től, amennyiben indokoltnak látja az eljárás tovább folytatására hívhatja fel.
Az ügy érdemi befejezését követően az MT az érintett szakterület vezetőjének, szakértőinek bevonásával gondoskodik a feltárt hibák, illetve a jogsértő magatartás megszüntetése érdekében szükséges intézkedések foganatosításának előkészítéséről. Az intézkedések végrehajtásának nyomon követése kapcsán az MT az érintett szakterület vezetőjétől tájékoztatást kérhet a megtett intézkedésekről a határidők figyelembe vételével.
Ha a lefolytatott vizsgálat során az MT arra a következtetésre jut, hogy a Társaság integritása nem sérült, akkor az ügyben az eljárást az MT megszünteti.
A vizsgálat eredményéről a bejelentőt – amennyiben személye ismert – igazolható módon, adatvédelmi előírások figyelembevételével értesíteni kell.
4. A vizsgálat során alkalmazandó egyéb szabályok
A bejelentő személyére vonatkozó adatok megkeresés esetén más, (szabálysértési -, nyomozó hatóság, bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv kivételével) szervnek történő átadásához, vagy nyilvánosságra hozatalához a bejelentő személyének önkéntes és előzetes hozzájárulása szükséges. Ez alól szintén kivételt képez, ha bejelentés alapján a Társaság általi büntető- vagy szabálysértési feljelentések van helye.
A megbízott/megfelelési tanácsadó az eljárása során tudomására jutott információkat bizalmasan kezeli, azokat a Szabályzatban meghatározott kivételtől eltekintve, kizárólag az eljárás lefolytatásához használhatja fel.